Politique de confidentialité
Merci de visiter le site Internet de ACP NOTAIRES et de prendre connaissance de sa politique de confidentialité (ci-après la Politique).
Données échangées automatiquement
Lorsque vous accédez à ce site, votre ordinateur et notre serveur échangent automatiquement des données. Cet échange est nécessaire pour que le serveur vous transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez. Les données échangées sont les suivantes :
- l’identification de votre fournisseur d’accès à Internet;
- votre adresse IP (adresse numérique qui permet de localiser de façon précise un ordinateur connecté au réseau Internet, par exemple : 123.45.67.890);
- le type de navigateur (par exemple : Firefox, Explorer) et de système d’exploitation (par exemple : Windows, Mac OS) que vous utilisez;
- les pages que vous visitez;
- la date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;
- l’adresse du site référent, si vous accédez à ce site à partir d’un autre site Web.
La plupart des informations transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de connaître votre identité. Elles ne sont recueillies qu’en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet.
ACP NOTAIRES conserve ces données à des fins statistiques. Elles servent à comptabiliser le nombre de visites et à connaître les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par les visiteurs, les adresses des sites référents et le pays d’origine des visiteurs.
Utilisation de témoins (cookies)
Des témoins sont utilisés pour faciliter la navigation dans les pages de ce site. Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de vous priver de certaines fonctions offertes sur le site.
Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, assurez-vous d’effacer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.
Utilisation de Google Analytics
ACP NOTAIRES utilise sur ce site Google Analytics, un outil de mesure d’audience Web.
À l’aide de témoins (cookies), Google Analytics collecte des renseignements concernant votre navigation sur ce site, lesquels sont conservés sur des serveurs. Google peut communiquer ces renseignements à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces tiers traitent les données pour son compte.
Les renseignements collectés par l’outil sont, par exemple, les pages que vous consultez, la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites ainsi que les liens sur lesquels vous cliquez. Le type de système d’exploitation de votre ordinateur ainsi que la langue de celui-ci, le nom de votre fournisseur de services Internet et votre position géographique (la région) sont aussi des renseignements collectés. Votre adresse IP est également recueillie, mais elle est anonymisée (tronquée) afin d’assurer la confidentialité des renseignements vous concernant. L’anonymisation d’une adresse IP permet d’empêcher que l’identité d’un internaute soit connue au moyen de celle-ci.
Google n’utilise les renseignements collectés que pour produire des statistiques et des rapports sur la navigation sur ce site, ce qui permet à ACP NOTAIRES d’améliorer sa prestation électronique de services. Google ne mettra en aucun cas en relation les renseignements collectés sur ce site avec une autre donnée qu’il conserve.
Si vous le désirez, vous pouvez empêcher l’enregistrement par Google des renseignements relatifs à votre navigation en installant sur votre ordinateur le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.
En naviguant sur notre site Internet ou en utilisant nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant.
La présente politique de confidentialité est composée des éléments suivants :
- Objectifs de la politique de confidentialité,
- Entrée en vigueur,
- Modalités de recueil du consentement,
- Objectifs de la collecte de données,
- Finalités de traitements des données,
- Renseignements personnels collectés,
- Les procédés de traitements utilisés,
- Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels,
- Partage et raisons du partage des renseignements personnels à des tiers,
- Utilisation de témoins et technologies similaires,
- Conservation des renseignements personnels.
- Objectifs de la politique de confidentialité :
Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente Politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.
Afin d’assurer cette protection, ACP NOTAIRES s’engage à ne collecter, traiter et partager une information permettant d’identifier un individu que lorsque ce dernier y a consenti, à moins que cela ne soit permis ou requis par la loi, auquel cas votre consentement ne sera pas nécessaire.
La Politique a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon dont ACP NOTAIRES, ou toute personne agissant en son nom, va collecter et utiliser leurs renseignements personnels. Elle se veut être en langage clair afin de s’assurer un consentement éclairé des utilisateurs.
Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d’identifier une personne.
- Entrée en vigueur
La présente Politique s’applique à partir du 1er septembre 2023.
- Les modalités de recueil du consentement
Nous nous engageons à recueillir un consentement lors de la cueillette de renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.
Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom, une adresse et un numéro de téléphone pour obtenir un service est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels.
- Objectifs de la collecte de données
Les informations collectées le sont conformément aux finalités et objectifs fixés dans la présente politique de confidentialité.
Voici certaines raisons pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels :
- Pour fournir des services : Nous allons collecter et traiter les données et informations nécessaires pour accomplir les services pour lesquels vous nous mandatez et nos obligations contractuelles et professionnelles.
- Pour assurer et améliorer ces services : Les données collectées lors de vos interactions avec nos services sont susceptibles d’être utilisées dans le but d’analyser et d’améliorer le fonctionnement de nos services.
- Pour protéger la vie privée de nos clients. Les données récoltées nous permettent de vérifier l’identité et de protéger la vie privée des personnes qui communiquent avec nous par téléphone, par voie électronique ou autrement.
- Pour satisfaire des obligations légales. Les données sont récoltées pour satisfaire à des obligations issues de lois et règlements.
- Renseignements personnels collectés
ACP NOTAIRES peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le fera que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées, comme décrit dans la présente Politique, ou lorsque permis ou requis par la loi.
Nous protégeons tous les renseignements personnels recueillis. Parmi les renseignements personnels susceptibles d’être recueillis et utilisés, nous accordons une attention particulière notamment aux :
Nom et coordonnées. Prénom et nom de famille, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone, NAS et autres données semblables servant à communiquer avec vous.
Date et lieu de naissance
Situation familiale. Célibataire, marié, veuf, divorcé, conjoint de fairy
Justificatifs d’identité. Copies de pièces d’identité.
Données démographiques. Données vous concernant telles que votre âge, votre sexe, votre emploi, votre pays ainsi que votre langue de communication, votre citoyennté.
Coordonnées bancaires. Le numéro de votre compte bancaire ainsi que votre spécimen chèque.
Dans les dossiers de vente :
- les noms et adresses des partenaires (banque, agence immobilière …) ;
- la date de signature de la promesse d’achat ;
- le prix de vente de l’immeuble et des meubles le cas échéant ;
- les données figurant dans les pièces jointes et annexes déposées dans le cadre du dossier par les parties et partenaires (ex : titre de propriété) et celles collectées automatiquement dans le cadre des Services : plan cadastral, documents de renseignements d’urbanisme, certificat de localisation… ;
Dans les dossiers de succession :
- les coordonnées des héritiers du défunt (nom, prénoms, date et lieu de naissance, adresse, situation matrimoniale) ;
- les coordonnées des partenaires (institution financière, employeur),
- nom et adresse des sociétés dont le défunt était associé ou actionnaire ;
- références de véhicules dont le défunt était propriétaire (immatriculation, assurance…) ;
- valeur de chaque bien
- Les finalités de traitement des données :
Fournir nos services. Nous utilisons les données afin d’accomplir les services pour lesquels vous nous mandatez. Par exemple, indication de vos coordonnées dans les actes notariés.
Contribuer à la sécurisation et à la résolution des problèmes. Nous utilisons les données pour contribuer à la sécurisation et à la résolution des problèmes de nos services. Cela comprend l’utilisation des données pour assurer la sécurité des services offerts à nos clients, la détection des programmes malveillants et des activités malveillantes, la résolution des problèmes de performances et de compatibilité pour aider les clients à tirer le meilleur parti de leur expérience. Cela peut inclure l’utilisation de systèmes automatisés pour détecter les problèmes de sécurité.
Transactions commerciales. Nous utilisons des données pour traiter vos transactions avec nous. Par exemple, nous traitons des informations de paiement.
Conformité aux lois applicables et exigences réglementaires. Nous utilisons des données afin de nous conformer aux exigences règlementaires qui nous sont imposées en vertu de notre profession, notamment par la Chambre des notaires du Québec. Par exemple, nous avons l’obligation de vérifier l’identité de nos clients à l’aide de deux (2) pièces d’identité.
- Les procédés de traitement utilisés
ACP NOTAIRES accorde la plus grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s’engage à traiter ceux-ci suivant les normes et standards de la profession, uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tel que décrit à la présente politique ou dans un avis spécifique à cet effet.
- Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels
ACP NOTAIRES s’assure que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaires pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente Politique.
Dans la mesure de nos moyens, nous vous fournirons un accès en temps opportun à vos renseignements personnels. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier votre identité.
Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous donner accès à vos renseignements personnels. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d’une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.
- Partage et raison du partage des renseignements personnels à des tiers
Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à ACP NOTAIRES, à l’exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente politique et dans les limites de celle-ci, ainsi que dans les cas suivants :
- Avec votre consentement.
- Pour le stockage dans des serveurs infonuagiques, dans quel cas les renseignements personnels pourraient transiter par des juridictions tierces. Notez que nous ne retenons que les services d’entreprises renommées et dotées de politiques de confidentialité.
- Pour des besoins de traitement externe : Nous transmettons des renseignements personnels à d’autres entreprises ou personnes de confiance qui les traitent pour notre compte, selon nos instructions, conformément à la présente politique de confidentialité, avec un degré de sécurité des données au moins équivalent au nôtre et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité.
- Pour des raisons juridiques : Nous transmettons des renseignements personnels en dehors de notre entreprise si l’accès à ceux-ci est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations en vigueur.
- Lorsque cela est requis afin d’être en mesure de réaliser le mandat que vous nous avez confié. Par exemple, lorsque vous nous mandatez pour la mise en place d’une garantie hypothécaire et que nous devons transmettre ces informations à votre créancier hypothécaire
ACP NOTAIRES s’engage à ne pas vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie.
- Conservation des renseignements personnels
ACP NOTAIRES garde les données collectées pendant différentes périodes de temps, en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’offre de nos services et selon les exigences règlementaires liées à l’exercice de la profession de notaire. Certains documents doivent être conservés pendant une durée prescrite par soit la Loi sur le Notariat, le Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires ainsi par des directives et instructions de la Chambre des notaires du Québec.
Durant la période de conservation, ACP NOTAIRES prend des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels.
Les principaux endroits où sont conservés les renseignements personnels sont les villes dans lesquelles ACP NOTAIRES possède des bureaux ou des installations et dans les villes dans lesquelles Microsoft et Paramaitre possèdent des serveurs contenant les données collectées par ACP NOTAIRES.
Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits sur votre demande uniquement.
Autres informations
Modifications des présentes règles :
Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente Politique de confidentialité ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées et vous permettons d’accéder aux versions archivées en vue de les consulter. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site web.
Personne en charge de la conformité :
Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de veiller au respect de cette politique de confidentialité :
Kim GAGNÉ PERRAS
Téléphone : 450-778-3152
Courriel : kim.gagneperras@notarius.net
